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シフトを代わってもらうときの伝え方で注意しておきたいこと(例文あり)【アルバイトの心得】

シフト制の仕事(バイト)をしていると、急な休みを取りたいときに自分でシフトの代役を立てないといけないという職場もあります。

本来であれば、その辺りは、人事や店舗責任者(シフト調整担当者)が一元管理してもらえると助かるのですが、各個人に任せている職場も多くあるというのが実情です。

さて、今回はシフトの代役を自分で探さないといけないときの対応についてです。

シフトを代わってもらうときに迷惑をかけないための3ステップ

シフトを代わってもらうとき、バイト先や依頼をする相手に迷惑をかけないための3ステップは、

  1. 責任者へ連絡する
  2. ライングループに連絡する
  3. シフトを代わってもらった日や後日早めにお礼を言う

です。

それでは、1から順に見ていきましょう。

1.責任者へ連絡する

まずはできる限り早い段階で、責任者(担当社員、店長など)へ連絡します。

なぜかというと、万が一代役が立てられなかった場合に、

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急に言われても困るよ~

ということにならないようにするためです。

  • いつ休みをもらおうと考えているのか(具体的な日時)
  • シフトを代わってもらうため代役を探す予定である、または探している

このように事前に伝えておきましょう。

職場のルールやマニュアルによりますが、相手(シフト管理者)によっては、

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じゃあ、こちらで代役を探すよ

と、代わりを探してくれるのを引き受けてくれる場合もあります。

また、急用でバイトの直前に休まなければならなくなったときも、代役を探す前に必ず社員など、シフト担当者にできる限り早いタイミングで連絡しておきましょう。

2.ライングループに連絡する

おそらく、ほとんどの企業・店舗にはシフト管理ツールまたはグループ(メール、ラインなど)で管理されているはずです。

そのグループ内で代役を探します。

また、「友だち」になっている同僚にラインで個別に連絡するという方法もあります。

特に新人の方や、グループメンバーが多い場合、グループ内で不特定多数の人に一斉送信するのは気が引けるということもあるかと思います。

その場合は、個人あてに個別で連絡をするのが良いでしょう。

仲の良い同僚、変わってもらえそうな同僚に順番に声をかけていきます。

グループに連絡する際、個別に連絡する際、どちらの場合でも、言い方、伝え方が肝心ですので、例文を交えてお伝えしていきます。

連絡するときの悪い例と例文

  • 先輩風を吹かして偉そうに、または高圧的、威圧的な感じで半ば強引にシフトを代わってもらおうとする
  • LINEで依頼する際、何往復もラリーが発生して相手の時間を奪ってしまう
シフトを代わってもらうときの悪い例文
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お疲れ!

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お疲れ様です。

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今度の日曜何してる?

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今のところ予定はないですが、どうしました?

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だったらバイトする気ない?

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どうかしたんですか?

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急用が入っちゃってさ〜

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そうなんですか~!

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で、シフト代わってもらいたいんだよね

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いや~、バイトする気はないですよ~

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なんでよ、予定ないって言ったじゃん!

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まあ、そうなんですけど~

https://chan-tsuta.com/wp-content/uploads/2022/12/avatar10-sorry-300x300.png

頼むよ!メシおごるからさ~

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う~ん、分かりましたよ~

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サンキュー!じゃヨロシク!

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…(トホホ…安請け合いしてしまった)

と、このように(だいぶ極端な例ですが)長いラリーが続き、時間がかかったうえ、断るに断り切れず引き受けてしまったということもあるかと思います。

連絡するときの良い例と例文

  • 上下関係なく、自分はあくまでも代役にシフトを代わってもらう立場である
  • 相手の手間にならないようできる限り具体的かつ明確に文章を作り、ラリーが少なくなるように心がける
  • もし可能であれば相手のメリットになるよう条件を加える
シフトを代わってもらうときの良い例文
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お疲れ様です!
●月●日●曜日の●時〜●時
シフトを代わってもらえる方を探しています。
どうしても外せない予定が入ってしまったため、もし、代わってもらえるようでしたら本日中に返信もらえたら嬉しいです。
今度出る舞台のリハーサルが入ってしましました。
急なお願いになってしまったこともあるので、もし代わってもらえたら何かしらお礼させてもらいますね!
代われないよ〜という場合は返信は大丈夫です。
全然気にしないでくださいね。
忙しいところご迷惑をおかけしますが、ご検討お願いします!

※仲良しな関係性の相手であれば適宜絵文字を使ったりしますし、逆に先輩相手であればもう少しかしこまった言い回しに変えても良いでしょう。
※長文LINEは嫌だなと思う場合は、いくつかに分割して送りましょう。

ポイントは、

  • 前置きは置いておいて本題(要望)から書く
  • 具体的な日時を分かりやすく記載する
  • 可能な範囲でバイトを休まなければならない理由も盛り込む
  • 返信の期日(デッドライン)を設ける
  • 返信は必須でないこと
  • 相手に何かしらのメリットがあること (この場合、自分の代わりにバイトに入れるからバイト代入るよねというのはメリットにはなりません)

この例文であれば、ラリーも少なくて済むため相手の負担にもなりません。

特に、先輩から後輩へお願いするとき、お願いされる後輩側としては断るのに勇気がいりますし、断って気まずい関係になったらどうしようと考えるはずです。

中には返信すること自体にプレッシャーを感じてしまう方もいるはずです。

「うざい先輩」になってしまわないためにも、後輩にお願いするときはきちんと逃げ道(断ってもまったく問題ないよ、返信もいらないよ)を用意しておきましょう。

3.シフトを代わってもらった日や後日早めにお礼を言う

可能であれば前日または当日バイト前に、

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今日はシフト代わってくれてありがとう!よろしくね!

とリマインドを兼ねたお礼をしておきましょう。

さらに後日、

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昨日はありがとう!ホント助かったよ〜

と伝えることができれば完璧です。

アルバイトをする目的は人それぞれで、生活費の足しにするためというのがメインかもしれません。

しかし、楽しく仕事するには何と言っても職場の良好な人間関係が大切です。

お礼というと、何かを奢ったりしなければならないように感じますが、決してそんなことはありません。

誠意のある感謝の気持ちだけでも十分だと思います。

もちろん、仲の良い関係なら簡単なお菓子をあげたり、食事に誘ってあげるのもとても喜んでもらえると思いますよ。

最後に:シフトを快く代わってもらうために

このように、バイト同士、パート同士でシフトの代わりを探すのは大変な労力であり、場合によってはバイト仲間の関係性を崩してしまうトラブルにも発展する可能性があります。

例えば店長の知らないところで、半強制的にシフトの代役が立てられていて、しかもそれが常態化してしまっていたなど。

最初に挙げたように、小規模店舗などは、シフトを代わる際の明確なルールなど設けていないかもしれませんが、可能であれば間に必ず社員、店長など責任者を立て、シフト探しを管理仲介するのが、バイトスタッフに気持ちよく働いてもらう最善の方法です。

もし、店長さんがこの記事を読んでくださったのであれば、今一度、新人アルバイトスタッフの立場になってどんなルールがあったら新人さんでもシフトを代わってもらいやすいか考えてみてください。

また、この記事を読んでくださったのが、今働いている職場にはこのようなルールがなくて悩んでいたという方は、一度店長さんや身近な社員さんに相談してみてはいかがでしょうか。

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