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誤字脱字が多い人の特徴とライターがおすすめする4つの対策【ちゃんと伝えるライティング】

誤字脱字。

文字を書く、打つ(タイプする)機会が多い現代社会です。

Eメール、LINE、DMはどんな人でもほぼ毎日何通かは送受信しているはずです。

家族から職場の人、はたまたTwitterなどSNS上で匿名の人などさまざまな人と、プライベートのことから仕事のことまでさまざまなやり取りをしてます。

そして、その中では、当然ですが、誤字脱字の多い文章を書く人に対しては、

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この人大丈夫かな…?

と、信頼を寄せるよりも前に、心配や不信につながってしまいます。

そこで、今回は「誤字脱字が多い人」の特徴や傾向、また私が考える誤字脱字をなくすためのおすすめの対策についてお伝えしたいと思います。

誤字脱字が多い人は信用を失う?

ここで言う「誤字脱字が多い人」とは、またか、ここもかと際立って感じるくらいのレベルです。

あなたも私と同じような気持ちになったことが一度や二度はあるのではないでしょうか。

ビジネスの場合、例えば契約書が誤字脱字だらけなら、おそらく「論外」と判断され契約成立には至らないでしょう。

メールのやり取りに関しても、誤字脱字が多い場合、受信者側からすれば、

  • 見直す時間が取れないほど相当急いで書く必要があったのか?
  • 私のことを軽く見ているのか?
  • 他の人にも同じようなことをしているのだとしたら信用しても良いのだろうか?

と捉えられても仕方がありません。

なぜなら、逆の立場であなたが絶対に粗相のできない取引先の重役にメールを送るとした場合、

  • この文章で大丈夫か?
  • 間違いはないか?
  • どういう印象を持たれるだろうか?

などなど、何度も見返し、

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よし、大丈夫だな!

と判断できるまでは慎重に校閲を重ね、恐る恐る、送信ボタンをクリックするのではないでしょうか。

つまり、立場を逆転して考えてみるとそういうことなのです。

誤字脱字が多い人の性格や特徴

画像:いつも忙しい人

画像:いつも忙しい人

誤字脱字の多い人の性格や特徴、傾向としては、

  • 漢字や送り仮名の知識不足から来る変換ミスが多い
  • いつもバタバタしている(忙しくしていて落ち着かない)
  • せっかちでスピード重視な思考
  • 誤字脱字に対して重要度が低い(重要度が高いやり取りの経験や失敗が少ない)
  • 集中が続かず飽きやすい
  • 作業環境があまり整っていない(スペースやデバイスなど)

が考えられます。

あなたが思い浮かべる周囲の「誤字脱字が多い人」も、これらにいくつか共通する点があるのではないでしょうか。

誤字脱字が許されるケースと誤字脱字より大切なこと

ただ一方で、上司から部下へのメールなどでは、ある程度の誤脱は致し方ない(認められる)のかもしれません。

日々多くの案件、タスクを抱えている多忙な上司ですから、社内部下への簡単な返信については、質よりスピードが求められるケースが多々あるからです。

とは言え、そこでも誤字脱字以外の部分に「心」がこもっているかどうかはその人の信用度を左右します。

それは誤字脱字のあるなしに関わらず、例えば定型文のみのメールではなく、労いの気持ちのこもった生の言葉だったり、PS(postscriptの略語)など、補足や蛇足的な追伸、後書きに現れます。

このようなことを言うと、

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いやいや、経営陣、管理職、マネージャーは会社の売上、利益を上げることで社員の生活を守っているのだ!

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そんな生産性の低いことに時間を費やすのは論外だ!

と、もしかしたら批判やお叱りを受けてしまうかもしれませんが、果たして本当にそうなのかと私は疑問に思います。

なぜなら、社員は機械ではなく「人」であり、「心」があるからです。

仕事への動機(モチベーション)は、金銭的なインセンティブだけではなく、雇用者や上司からの感謝の言葉から生まれることも往々にしてあるのです。

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いつもご苦労様。

https://chan-tsuta.com/wp-content/uploads/2022/12/avatar04-smile-300x300.png

いつも助かっていますよ!

この言葉を打つのにどれだけ時間を要するか考えるまでもありませんが、しかしこのたった一言で社員のモチベーションはアップし、結果として企業全体の生産性が上がります。

社内部下からしたら、

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忙しい上司がこんな末端の私にまでいつも気を遣ってくれているんだ!

と、感謝や尊敬の念を抱くきっかけになるでしょう。

話は少し脱線しましたが、誤字脱字に気をつけるだけでなく、こういった気持ちを伝えるためのツールとしてメールやLINEを最大限有効活用してみてはいかがでしょうか。

誤字脱字が多い人へおすすめする4つの対策

かく言う私も、上で挙げた「誤字脱字の多い人の特徴や性格」に少なからず当てはまる自覚もあり、文章を書く際は気を付けるようにしています(これだけ言ってる割に、当サイト内ブログ記事にはちらほら誤字脱字が見受けられるかもしれませんという棚上げ具合ですが、そこはどうか温かい気持ちで受け流してくださいね)。

これまで私が大量の文章を書いてきた経験から、誤字脱字が多い人へおすすめできる対策を4つご紹介します。

  1. 大量の文章を書く
  2. 文字(フォント)は大きくする
  3. 「文章を書くこと」を責任のある仕事と考える
  4. ツールを活用する

1.大量の文章を書く

私は10年以上前、ブログを始めたのがきっかけで、これにより圧倒的に文字を書く量が増えました。

多い日は、1日で数万文字書くこともありますので、嫌でも文字と向き合うことになります。

それを続けていればタイピングスピードも速くなりますし、タイプミスも減ってきます。

自身の文章の癖や誤字脱字の傾向が見えてきますので、校正もしやすくなるのですね。

2.文字(フォント)は大きくする

小さな文字だとどうしても見づらいですし、誤字脱字にも気付きにくいです。

できるだけフォントを大きくして文章を書くことでミスも減ると思います。

これは、作業スペースにもよるので、バランスの良い大きさで調整してみるのがよいでしょう。

例えば、スマホだと文字を大きくしすぎると全体的に表示できる文字数の量が減ってしまい、文章を書く上で、文脈の前後関係についてよく分からなくなってしまいます。

一方で、大きなディスプレイで作業できる環境であればそれなりに文字を大きくしても差し支えなく作業できます。

3.「文章を書くこと」を責任のある仕事と考える

当時書いていたブログやサイトは情報が古くなってしまったこともあり、削除してしまった(今考えればドメインパワーもアクセスも付いていたブログ、サイトでしたので、削除するのがもったいなかった)のですが、ブログ活動をしている中で、雑誌の記事監修やオウンドメディアへの記事の寄稿(こちらについてはまた今度ご紹介させていただきますね)など、仕事として文字を書くということもだんだんと増えていきました。

今でも、ライターとして、インタビュー記事のディレクションや企業のメルマガの企画監修に携わっています。

このような仕事として責任ある文章を書かなければならない状況に置かれたことで、

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ミスは許されない!

という気持ちを持つことができ、さらに誤字脱字が少なくなっていったと考えています。

もちろん、皆さんそれぞれ責任のある仕事に就いているのですが、メールの文章においてはそこまで誤字脱字について意識していないのではないかと思います。

そこを少し意識するだけでも大きく改善できるのではないでしょうか。

4.ツールを活用する

誤字脱字が多い場合の対策に関して、今は、誤字脱字を自動チェックしてくれる機能がメールソフトやツールに付加されていますので、有効活用してください。

例えば、Gmailの場合、誤字脱字チェックツールが実装されています。

一般的な文章かけていますか?

と間違った(と判断される)入力をした場合、以下のようにチェック、修正できます。

  1. Gmailがこれは誤った入力であると捉えた場合、その個所に青色または赤色(※以下)の波線が引かれる
  2. 波線でマークされた箇所をクリックすると、修正案がポップアップする
  3. ポップアップした修正案をクリックすると本文に自動的に修正案が適用される
  • 文法の訂正候補がある場合:青色の波線
  • スペルの訂正候補がある場合:赤色の波線

以下にいくつか例を挙げます。

画像:Gmailでの文法の訂正候補例①

画像:Gmailでの文法の訂正候補例①

画像:Gmailでの文法の訂正候補例②

画像:Gmailでの文法の訂正候補例②

画像:Gmailでの文法の訂正候補例③

画像:Gmailでの文法の訂正候補例③

画像:Gmailでの文法の訂正候補例④

画像:Gmailでの文法の訂正候補例④

画像:Gmailでのスペルの訂正候補例①

画像:Gmailでのスペルの訂正候補例①

画像:Gmailでのスペルの訂正候補例②

画像:Gmailでのスペルの訂正候補例②

画像:Gmailでのスペルの訂正候補例③

画像:Gmailでのスペルの訂正候補例③

非常に便利な機能ですね。

その他、MicrosoftのWord(ワード)にも文章校正機能が実装されていますね。

こういった校閲機能があるエディタ以外にも、ブラウザ上でメール作成から送信までチームメンバーで閲覧修正できるメールソフトもあります。

さらに、私も活用しているおすすめのツールが「記者ハンドブック」です。

こういったときは、漢字で書いた方が良いのか、またはひらがなの方が良いのかといった、文章を書く上で指標となるルールが網羅されています。

この「記者ハンドブック」は、その名の通り、テレビ局や新聞社に勤める記者のためのガイドであり、一般大衆向けの記事を書くためのルールブックとも言えます。

もしあなたの周囲、特に誤字脱字が多いと仕事に支障が出るような職場の同僚や部下で「誤字脱字の多い人」がいらっしゃるのであれば、こういったツールの活用をおすすめしてみてはいかがでしょうか。

最後に、誤字脱字がなくても定型文だらけのドライで機械的、事務的、義務的な人というのも考えものです。

仕事であろうが相手は人である以上、心の通った「文通」を心がけたいものですね。

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