自社に書類を送るときの添え状を手書きする場合：基本マナーと注意点【例文付き】

ビジネスの現場では、社外とのやり取りに限らず、社内であっても文書のやり取りに気を配ることが求められます。特に「自社に書類を送る」場合、形式的なものだからと添え状を省略したり、メールで済ませてしまったりしていませんか？実はこうした「ちょっとした手間」が、仕事の丁寧さや相手への配慮として評価される場面も少なくありません。

なかでも「添え状を手書きにするかどうか」は、多くの方が迷うポイントの一つです。デジタルが主流の今、あえて手書きにする必要があるのか？どんな文面が適しているのか？形式を守るだけでなく、相手に良い印象を与えるにはどうすればいいのか――こうした疑問を抱えながら、添え状を書く手を止めてしまう方も多いのではないでしょうか。

本記事では、「自社に書類を送る 添え状 手書き」という具体的なシチュエーションに焦点を当て、手書きの必要性・書き方の基本マナー・文例・代替策までを丁寧に解説していきます。Googleで検索する多くの人が求めている「手書きすべき？それとも印刷でOK？」「そもそも添え状って必要？」「何を書けばいいのか分からない」といった悩みに寄り添いながら、すぐに活用できる知識と具体例をご紹介します。

手書きの添え状には、形式的な文章以上に「人の温度」が伝わる力があります。だからこそ、マナーを守るだけではなく、書き手としての意図や配慮が伝わる内容であることが重要です。特に自社内であっても部署や役職によって受け取り方が異なるため、相手や状況に応じて適切な表現を選ぶことが信頼関係の構築につながります。

このガイドを通して、あなたが自信を持って「自社に書類を送る際の添え状」を手書きできるようになることを目指します。形式と気配り、その両方をバランスよく備えた添え状を、一緒に仕上げていきましょう。

1. なぜ今も手書きの添え状が重視されるのか

書類のやり取りがデジタル化された現在でも、「手書きの添え状」が評価される場面は少なくありません。特に自社宛に書類を送るような場面では、社外ほどかしこまる必要がない反面、「近すぎず、遠すぎない距離感」を大切にする必要があります。その中で、あえて手書きで一筆添える行為には、単なる形式を超えた意味があります。ここでは、手書きの添え状がいまなお重視される理由について掘り下げていきます。

1-1. デジタル時代における「手書き」の意味

メールやクラウドツールが主流となった現代では、社内のやり取りでも多くが電子的に完結しています。しかしその一方で、手書きの文字がもつ「人らしさ」や「丁寧さ」は依然として価値あるものとされています。手書きの添え状は、テンプレート化された印刷文書や自動生成された文章とは異なり、書いた人の温度や誠意が伝わりやすいという特徴があります。

特に、何かの修正書類や再送といったシチュエーションでは、「手間をかけて丁寧に対応してくれている」という印象を相手に与えやすく、信頼の再構築や維持につながります。たとえ社内であっても、その一枚の手書き文から「この人は丁寧な仕事をする」という印象が生まれることは、少なくありません。

また、ビジネス文書としての手書きは、ある種の「儀式的価値」も持っています。印刷された書類と一緒に、直筆の添え状が封入されていることで、「これは単なる事務作業ではなく、人が関わって処理された書類である」と認識されやすくなるのです。

1-2. 添え状が与える印象と信頼関係への影響

添え状は、単に「書類を同封しました」という事実を伝えるためのものではありません。そこには、「相手の時間を尊重する姿勢」や「内容を正確に伝えようとする誠意」が込められており、そのひと手間が相手の印象を左右します。

手書きの場合は特に、誤字脱字がないように丁寧に書かれていれば、それだけで「この人は誠実な対応ができる人だ」という印象を強く持ってもらいやすくなります。実際に、総務部門や経理担当者など、社内で文書を受け取る側の人たちに話を聞くと、「きれいな手書きの添え状が入っていると、それだけで安心する」という声も多く聞かれます。

また、ミスや遅延が発生した場面では、あえて手書きで「お詫び」の一文を添えることで、単なる形式的な対応ではないことを印象づけることができます。こうした細やかな配慮が、後のコミュニケーションを円滑にし、ミスを挽回するチャンスにもなるのです。

1-3. 社内宛の添え状だからこそ配慮したいこと

自社宛の添え状には、社外に出す場合とは異なる独特の気配りが必要です。たとえば、同じ会社の別部署に書類を送る場合、形式にこだわりすぎると他人行儀になり、逆にくだけすぎると失礼に映ることもあります。つまり、「社内という近しい関係だからこそ、一定の礼儀を保ちつつも、柔らかい表現を選ぶ」というさじ加減が求められるのです。

特に、相手が年上や上司である場合や、部署間のやり取りで温度差があるときには注意が必要です。たとえば、総務部や経理部といった部署に対しては、どうしても形式的な文書の取り扱いが求められるため、「簡素な中にも正確さと礼儀を欠かさない文面」が適しています。

また、「書類が正しく届いたか」「内容に問題がないか」を気にするのも社内ならではのポイントです。手書きの添え状に「ご確認のほどよろしくお願いいたします」とひと言添えるだけでも、相手の対応がスムーズになり、結果的に双方の業務効率を上げることにつながります。

ポイント

社外に比べ、社内は形式が緩やかになる一方で、「社内だからこそ気を抜けない」距離感が存在します。そんなとき、手書きの添え状は、あなたの人柄と誠意をさりげなく伝えるツールになり得るのです。マナーやルールにとらわれすぎず、相手の立場や受け取り方に配慮した柔軟な対応を心がけましょう。

2. 自社に書類を送る際、添え状は必要？

添え状というと、社外への文書送付時に添えるものというイメージを持たれる方も多いかもしれません。ところが、自社内であっても書類を郵送や社内便でやり取りする場面では、添え状が求められるケースがあります。ただし、すべての送付に必要とは限らず、送付の目的や書類の内容、相手との関係性によっては省略が適切な場合もあります。ここでは、添え状が必要な場面と不要な場面の見極め方を解説しながら、ビジネスの場にふさわしい判断力を身につけていきましょう。

2-1. 添え状と送付状の違いとは

まず明確にしておきたいのが、「添え状」と「送付状」の違いです。どちらも書類を同封する際に添える文書ですが、微妙に意味合いが異なります。

送付状は、ビジネス文書として正式に「〇〇書類を同封します」という意思を明確にするものです。会社の代表として社外に文書を送る場合などに使われ、印刷されたフォーマットが使われることが一般的です。

一方、添え状は、より簡易的かつ個人的な文書であり、丁寧なやり取りや配慮の一環として添えられるものです。社内の上司や他部署宛など、そこまで形式ばらない相手に対して、「どうぞよろしくお願いします」「ご確認をお願いします」などの一言を添える目的で書かれることが多く、手書きであることも珍しくありません。

つまり、書類送付において「添え状」は必須ではないものの、「あることで印象を良くする」「業務を円滑に進める」ための道具といえるでしょう。

2-2. 添え状が求められるケース・不要なケース

社内での文書送付において、添え状が必要かどうかは状況によって異なります。以下に、一般的な判断基準を整理してみましょう。

添え状が求められるケース

• 書類の内容について補足・説明が必要な場合
• 修正書類・再送付書類を送る場合
• 初めてその相手に書類を送る場合
• 相手が目上の方、あるいは経理・人事など文書管理に厳しい部署である場合
• 書類の締切に遅れた、あるいはお詫びが必要な事情がある場合

添え状が不要と判断できるケース

• 定型的なやり取りで内容に補足の必要がない場合（例：月次の請求書など）
• あらかじめメールや口頭でやり取りが済んでおり、書類だけが残っている場合
• 社内便で日常的にやり取りしている相手に対し、簡易な報告書を送るとき

判断に迷う場合は、「添え状がないことで相手が困らないかどうか」を基準にするとよいでしょう。もし「中身が分かりにくいかも」「どの部署の誰が送ったのか分からないかもしれない」と思ったら、添え状を書いておくのが無難です。

2-3. 「添え状を省略」しても問題にならない判断基準

ビジネスの現場では、添え状を毎回手書きするのは非効率と感じる方も少なくありません。では、どんな基準で省略してもよいと判断できるのでしょうか。

まず、「送る相手が書類の内容を完全に把握しており、何も説明を要さない」場合は添え状なしでも問題ないとされることが多いです。例えば、毎月同じ相手に同じ形式の帳票を送る、社内便で社名・部署名がしっかり表示されている書類を回覧する、などのケースが該当します。

次に、「添え状の代わりにメール連絡をすでに行っている」場合も、内容に重複があると判断され、省略されることがあります。ただしこの場合、メールで書いた内容を受け取る側が印刷して保管しない限り、書類と一緒に確認することが難しくなります。特に書類の管理が厳格な部署では「紙の中に記録がない」という理由で困ることもあるため、慎重な対応が求められます。

加えて、社内の文化や慣習も重要です。上司や他部署に対して、添え状を添えることが当たり前になっている職場であれば、省略したことで「手を抜いた」と受け取られてしまう可能性もあります。逆に、チャットやグループウェアの活用が進んでおり、簡潔なやり取りが評価されるような文化では、手書きの添え状がかえって堅苦しく感じられることもあります。

ポイント

添え状の要否に絶対的な正解はありません。相手や状況、職場の文化を見極めたうえで、「添えた方が親切かどうか」を常に意識すると、自ずと最適な判断ができるようになります。迷ったときには、たった一言でもいいので、添え状を書いておくことが円滑な業務の鍵になることがあるのです。

3. 手書きの添え状を書くときの基本マナー

手書きの添え状には、相手に丁寧な印象を与え、書類の内容をスムーズに伝える役割があります。しかし、正しい書き方やマナーを理解せずに書いてしまうと、かえって相手に不快感を与える結果になりかねません。特に自社宛の文書では「形式だけ整っていても、伝わらない」「かしこまりすぎても浮いてしまう」といった課題があるため、バランスの取れた表現やスタイルが求められます。

この章では、手書き添え状の用紙や筆記具の選び方から、書き間違いを防ぐための準備、さらには書き方の順序や心構えに至るまで、基本のマナーを詳しくご紹介します。

3-1. 用紙・筆記具の選び方とNG例

用紙の基本は「無地または罫線入りの白い便箋」です。シンプルで清潔感のある用紙を選ぶことで、相手に対して誠意と落ち着きのある印象を与えることができます。コピー用紙などのビジネス用途ではない紙を使うのは避けましょう。

避けるべき用紙の例

• カラフルな便箋やイラスト入りのデザイン紙（社内文書にふさわしくありません）
• 再利用紙、裏紙（経費削減の意図が見えるとして悪印象に繋がる場合があります）
• 厚すぎる和紙や漉き模様入りの高級紙（格式が高すぎて浮く可能性）

また、筆記具にも注意が必要です。ボールペンや万年筆が推奨されますが、下記の点にも気をつけましょう。

• インク色は黒または濃い青が無難（赤やカラーペンは不可）
• ゲルインクや万年筆で、にじみにくく読みやすいものを選ぶ
• 鉛筆、シャープペン、消えるインク（フリクションペンなど）は使用NG

清潔で丁寧な印象を持ってもらうためには、用紙と筆記具の選び方そのものが第一印象を大きく左右します。

3-2. 誤字・脱字を避けるための事前準備

手書きである以上、最大の不安要素は「誤字脱字」です。特に、急いで書こうとすると文字が乱れやすく、文脈も曖昧になりがちです。これを防ぐには、書き始める前の準備が非常に重要です。

まずおすすめなのが、下書きやメモ書きをあらかじめ作ること。実際に用紙に書く前に、別紙に全文を書いて内容を確認しておけば、不要な修正を防げるだけでなく、よりスムーズに清書ができます。

準備段階でのチェックポイント

• 文面に敬語の乱れや失礼な表現がないか
• 日付や宛名に間違いがないか
• 書き出し・結びの流れが自然か

また、できるだけ明るく静かな場所で書く、字がブレないように下敷きを用意するなど、書く環境を整えることも大切です。これらの準備を丁寧に行えば、ミスはかなり減らすことができます。

3-3. 一度で丁寧に書き上げるための手順と心構え

添え状を丁寧に仕上げるためには、書き始める「前の心構え」も意外と重要です。単に「内容を書くだけ」と捉えず、「読む相手の顔を思い浮かべる」ことで、言葉選びやトーンも自然と整ってきます。

以下に、手書きで一度で仕上げるための基本手順を示します

1. 下書きを準備する（内容を確定させ、誤りを排除）
2. 用紙・筆記具を整える（清潔な状態、にじまないペン）
3. 静かな場所で時間を確保して書く（急いで書かない）
4. 文頭から文末まで流れを意識して書く（読みやすい構成に）
5. 書き終わったら見直す（誤字や日付の間違いがないか再確認）

また、清書中に誤って文字を間違えてしまった場合は、修正液や二重線で直すのではなく、新しい用紙に書き直すのが基本です。多少の手間がかかっても、それが相手に誠実さとして伝わることは確かです。

ポイント

手書きの添え状は、文章の中身だけでなく、文字の丁寧さや読みやすさといった「視覚的な情報」も重要な評価ポイントになります。「丁寧に書いてくれたんだな」と思わせるには、一つひとつの工程に心を込めることが不可欠なのです。

4. 書類と一緒に送る添え状の基本構成

添え状を書く際に最も悩ましいのは、「何を書けばいいのか分からない」という点かもしれません。特に手書きで書く場合は、あらかじめ構成を理解しておかないと、途中で筆が止まりがちです。ここでは、添え状に必要な構成要素と、それぞれのセクションでどのような内容を書けばよいのかを丁寧に解説していきます。

添え状の構成は、大きく分けて以下の三つに整理できます。

1. 冒頭のあいさつ
2. 本文（送付の目的や内容の説明）
3. 結びの言葉と署名

この流れを押さえておけば、形式を踏まえつつも自然な文面が書けるようになります。

4-1. 冒頭・本文・結びの構成と文例の基本形

以下に、一般的な添え状の構成と、文例のイメージを示します。

【基本構成】

① あいさつ・前置き
まずは簡単なあいさつで書き出します。時候の挨拶までは不要ですが、社内宛でも最低限の礼儀は忘れずに。

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

② 書類送付の目的と説明
次に、何の書類を送っているのか、どのような目的かを簡潔に記載します。

下記の書類をお送りしますので、ご確認をお願いいたします。
・〇月分 請求書一式（写し含む）
・〇〇契約書（再発行分）

③ 結びの言葉
結びでは、確認や対応へのお願いを丁寧に記します。

ご多用のところ恐縮ですが、内容をご確認の上、ご対応いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

④ 署名
部署名・氏名・日付を忘れずに記載します。

このように「書き出し → 内容の説明 → 結び → 署名」という流れを意識して書くと、読み手にとっても分かりやすく、対応しやすくなります。自社宛であっても、最低限の敬語や丁寧な表現を使うことで、「形式に沿った気遣い」が伝わります。

4-2. 特記事項がある場合の記載方法（再送・お詫びなど）

添え状の本文部分は、送付内容が特殊な場合や、相手に伝えるべき補足事項があるときに特に重要です。以下のようなケースでは、通常の文面に加えて一文を追加することで、誤解を防ぎ、スムーズな対応を促すことができます。

たとえば以下のような場面

• 書類の差し替えや再提出

先日お送りした資料に一部誤りがございましたため、訂正版を再送いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

• 送付が遅れたことへのお詫び

本来であれば〇日までにお届けすべきところ、遅れてしまい申し訳ございません。

• 受領確認をお願いしたい場合

お手数をおかけしますが、受領のご一報をいただけますと幸いです。

このような一文があるかどうかで、文書全体の信頼感は大きく変わります。書類の種類や状況に応じて、「一歩先を見越した表現」を心がけるようにしましょう。

4-3. 社内宛に適したトーンの取り方（丁寧すぎに注意）

社内向けの添え状では、形式的すぎると「かしこまりすぎていて距離感を感じる」と思われてしまうことがあります。特に直属の上司や、日常的にやり取りしている部署宛であれば、丁寧でありながらも少し柔らかい言葉づかいを選ぶことが好印象につながります。

たとえば、以下のような文面

〇〇部長
お疲れ様です。営業部の〇〇です。
先日の件につきまして、必要書類をお送りします。
お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

このように、ビジネス敬語を使いながらも、砕けすぎない言葉でまとめるのが理想です。「ご査収ください」といった堅い言い回しも悪くはありませんが、社内向けの場合は「ご確認をお願いします」「お手数ですが」などの少し親しみある表現が好まれる傾向にあります。

ポイント

添え状は、ただの「紙一枚」ではなく、書類に込めた意図や信頼を伝える手段です。構成を押さえておけば、書くことに迷わず、自然と気持ちのこもった一通が完成します。状況に応じて柔軟に言葉を選び、相手の目線に立って書くことが、もっとも大切なマナーと言えるでしょう。

5. 書類の内容別に見る添え状の文例と注意点

添え状は形式的な文章に見えて、実は書類の「中身」や「背景」に応じて文面を工夫すべきものです。送る書類の種類によって、伝えるべき内容やトーンが微妙に変わってくるからです。とくに手書きで添え状を書く場合は、テンプレート通りの文面では不自然になることもあり、状況に応じた一文を添えることで、より実務的かつ誠意ある印象を与えることができます。

この章では、主な書類の種類別に、手書き添え状の適切な文例と注意点を解説します。自社宛であっても形式に頼りすぎず、丁寧さと業務効率を両立させる表現を意識しましょう。

5-1. 契約書・稟議書を送るときの添え状

契約書や稟議書といった重要書類を送る場合は、形式的でありながらも、記録性や正確さが求められます。内容に問題がないことを前提としつつ、「送付目的」「確認依頼」「対応期限」などを明確に記載しましょう。

文例

お疲れ様です。総務部の〇〇です。
ご確認いただいていた契約書（2部）をお送りします。
一部ご署名のうえ、1部をご返送いただけますようお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、4月12日（金）までのご対応をお願い申し上げます。

注意点

• 「契約書を送る」場合は返送の有無や署名依頼などをはっきり伝えること
• 「稟議書を送る」場合は承認ルートの次の担当者に配慮した表現が望ましい
• 自社宛であっても「一部返送願います」など曖昧な表現は避ける

5-2. 請求書・納品書など経理系書類を送る場合

経理関係の書類は日常的なやり取りであるため、添え状も簡潔で問題ありません。ただし、金額や日付、添付資料などに誤りがあると業務に支障をきたすため、確実に確認を促す一文があると好印象です。

文例

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
〇月分の請求書および納品書を送付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
ご不明な点などございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

注意点

• 経理部署は「記録として残るか」を重視するため、日付・部署名・発行者名を明記すること
• 書類が複数ある場合はリスト形式で簡単に明記（例：同封書類一覧など）
• 金額に修正があった場合は「訂正内容」を明示する

5-3. 修正資料・再提出書類を送るケース

ミスや修正対応が必要な場合の添え状では、お詫びと説明が必須です。自社内のやり取りでも「何をどのように修正したか」「なぜ再提出になったか」を簡潔に伝えると、相手の理解を助け、信頼を回復しやすくなります。

文例

お疲れ様です。営業部の〇〇です。
先日ご提出した資料に一部誤りがありましたため、修正後の書類を再送いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、差し替えをお願いいたします。
今後は再発防止に努めてまいります。

注意点

• 謝罪は簡潔に、だが形式的にしない（謝るだけでなく対応内容を伝える）
• 「修正点はどこか？」がすぐに分かるようにする（例：「数値部分を修正しました」など）
• 同じ部署間であっても報告責任の意識を持って記す

5-4. 事前連絡なしで書類を送る場合のフォロー文

事前のメールや会話がなかった場合、いきなり書類が届くと相手が戸惑うこともあります。そうした場面では、添え状での一言が非常に重要です。社内だからこそ「なぜ送ってきたのか」「急ぎかどうか」などを添えることで、スムーズな対応が得られます。

文例

突然の送付となり失礼いたします。〇〇の件につき、急ぎで確認が必要となりましたため、関係書類をお送りいたします。
お手数をおかけしますが、内容をご確認の上、至急ご対応をお願いできますと幸いです。

注意点

• 「急ぎ」の書類であれば、その旨を明記する（伝わらないと後回しにされがち）
• 相手が把握していない案件であれば、簡単な背景情報を添える

ポイント

添え状は「書類を送った事実」だけでなく、「送った意図」や「相手にどうしてほしいか」を伝えるためのツールです。書類の内容によって一文を調整するだけで、相手の負担を減らし、やり取りがスムーズになります。文例をそのまま写すのではなく、「どんな対応をお願いしたいか」を意識して文面を組み立てるようにしましょう。

6. 手書き添え状に使えるテンプレートとカスタマイズのコツ

手書きの添え状を書く際、「毎回ゼロから文章を考えるのは大変」と感じている方も多いでしょう。そんなときに頼りになるのが、ビジネスマナーに沿った基本テンプレートです。ただし、テンプレートをそのまま使用すると、味気なさや「使い回している感」が相手に伝わってしまうこともあります。

この章では、すぐに使える文例テンプレートと、それを自然に“あなたらしく”アレンジするための工夫について紹介します。特に社内向けの手書き添え状では、「堅苦しすぎず、崩しすぎず」の絶妙なバランスが求められるため、テンプレート活用＋個別調整の組み合わせが効果的です。

6-1. ビジネスマナーにかなった文例テンプレート

まずは、社内宛で幅広く使える基本形テンプレートを紹介します。

【一般的な添え状テンプレート】

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
下記の書類をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・〇〇資料一式
・〇〇確認書（〇月分）
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇部　〇〇
2025年4月11日

この文面は、どの部署にも使えるオーソドックスな形式で、特にマナー面でも問題なく、簡潔で分かりやすい構成になっています。特に以下の点が評価されやすいポイントです。

• 丁寧語で統一されている
• 書類名が具体的に示されている
• 感謝の意や協力依頼が自然に組み込まれている

6-2. テンプレートをそのまま使うと伝わらない理由

テンプレートは便利な反面、「誰にでも同じように送っている」と受け取られがちなリスクがあります。特に社内では、相手と日頃からの接点がある場合、「形式ばった文面に距離を感じる」と捉えられることもあります。

たとえば以下のような場合、テンプレートのままでは不十分です。

• 書類の提出が遅れた／急ぎで対応を求めている
• 以前やり取りがあり、その続きの案件である
• 特定の担当者へのねぎらい・気遣いを伝えたい

また、「毎回同じ文面を使っているな」と思われてしまうと、印象の低下にもつながりかねません。そこで重要なのが、「一行だけでも自分の言葉で加えること」です。ほんのわずかなカスタマイズでも、相手にはしっかり伝わります。

6-3. 心が伝わるカスタマイズ方法とは

テンプレート文に「あなたらしさ」を加えるためには、相手や状況に応じた一文の追加や言い換えが効果的です。以下は、場面別に使えるカスタマイズ例です。

【事例①：書類の再提出】

先日お渡しした資料に誤りがあり、修正後のものを再送いたします。
ご迷惑をおかけしましたが、ご確認のうえ差し替えをお願いいたします。

【事例②：繁忙期の相手に配慮】

ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
急ぎの対応ではございませんので、お手すきの際にご確認ください。

【事例③：いつもやり取りのある相手へ】

いつも迅速なご対応をありがとうございます。
今回もどうぞよろしくお願いいたします。

このように、“ほんの一言”でも相手への気遣いが込められた文面にすることで、事務的にならず、人間味あるやり取りが実現できます。とくに手書きの場合は、「わざわざ書いてくれた」という気持ちが相手に伝わりやすいため、言葉選び一つが印象を左右します。

ポイント

テンプレートはあくまで「土台」です。完璧な形にこだわる必要はなく、相手や状況に合わせて一言加えるだけで、印象はぐっと良くなります。手書きの添え状だからこそ、「この文は自分だけのために書いてくれた」と感じてもらえるような気配りを、文末や一文に込めてみてください。

7. 手書きが苦手・時間がないときの代替策

日々の業務に追われる中で、「添え状は手書きが望ましいとは分かっていても、時間も手間もかかる…」と感じる方は少なくありません。字に自信がない、あるいは書類の量が多くて手書きが現実的でない――そうした状況に対応するために、手書きに代わる方法や工夫を取り入れるのは決して悪いことではありません。

大切なのは、「相手にきちんと気持ちが伝わるかどうか」という視点です。この章では、手書きにこだわらなくても誠意を伝える方法を3つの観点からご紹介します。

7-1. 手書きと印刷のハイブリッド利用方法

最も現実的で、かつ印象を損ねないのがハイブリッド方式です。文面はPCで作成・印刷し、そこに署名だけを手書きで加える、あるいは一文だけ手書きにするというスタイルです。

たとえば以下のような使い分けが可能です

• 本文全体（あいさつ・送付内容・お願い事項）はWordなどで作成し印刷
• 最後に「〇〇様、いつもありがとうございます」や「お忙しいところ恐縮です」などの一文を手書きで加筆
• 氏名・日付・部署だけは手書きにすることで「形だけじゃない」印象をプラス

この方法なら業務効率を保ちつつ、丁寧な印象もキープできます。受け取る側から見ても、「時間をかけてくれたんだな」と自然に感じられるバランスの取れたスタイルです。

7-2. デジタル文書に添える「手書き風」の工夫

添え状そのものをデジタル文書で済ませたい場合は、手書き風フォントや手書き画像の挿入を検討してみましょう。最近では、PCで作成した文書に手書き風の温かみを加える工夫が可能になっています。

具体的な方法

• 「手書き風フォント（例：游教科書体・あんずもじ）」を使って、温かみを演出
• タブレットやiPadで署名や一言を書いて、それをPDFに貼り付ける
• スキャンした自筆メモや「ありがとう」などの一筆画像を添付する

もちろん、完全に手書きではない分、正式な文書には使いにくいケースもありますが、「相手への心配りを感じさせる」効果は一定程度期待できます。特に社内便やメール添付でのやり取りが中心の職場であれば、柔軟な選択肢として十分実用的です。

7-3. 忙しい中でも印象を下げない最小限マナー

どうしても手書きが難しい、時間が足りない、そんなときに最低限守りたいのが「伝える内容に不足がないこと」と「一言の配慮」です。形式的な文面でも、「相手に対する感謝や配慮」を含んでいれば、印象が悪くなることはありません。

最小限のマナーとして意識すべきポイント

• 書類名や送付目的を明確にする
• 宛名・日付・署名などの基本情報を省略しない
• 忙しい相手に配慮する表現を入れる（例：「ご多忙のところ恐れ入りますが」）

また、急ぎのやり取りで添え状が書けなかった場合でも、後日一言添えたメモやチャットで「先日の書類、急ぎで送らせていただきました」といったフォローがあるだけで、十分に誠意は伝わります。

ポイント

手書きにこだわりすぎて無理をすると、内容が雑になったり、かえって失礼になったりすることもあります。大切なのは、「相手が内容を正しく理解できるか」「気遣いが伝わるか」の2点。手段にこだわるより、目的を見失わないことが、結果として良い印象と信頼関係につながります。状況に応じた柔軟な対応を心がけましょう。

8. 書く前に確認したいチェックリスト

添え状を書くうえで最も避けたいのは、「丁寧なつもりで書いたのに、かえって失礼だった」「内容があいまいで伝わらなかった」といった失敗です。特に手書きの添え状は修正がききにくく、書き直しには時間と労力がかかるため、事前の確認と書いた後の見直しが非常に重要です。

この章では、手書きの添え状を書く前に押さえておきたいポイントを「ミスの予防」「内容の確認」「添え状以外のマナー」という3つの視点から、チェックリスト形式で紹介します。丁寧で誠実な印象を与える一通を仕上げるために、ぜひ活用してください。

8-1. よくあるミスとその回避策

まずは添え状で頻発するミスと、それを避けるための工夫を確認しておきましょう。

補足
添え状は小さな文書ですが、誤りがあると受け取る側に「大切に扱われていない」と感じさせてしまう可能性があります。書く前の準備と、書いた後のチェックは必須です。

8-2. 書いたあとに見直すべき5つのポイント

実際に添え状を書き終えたら、次の5項目を確認してから封入しましょう。時間に追われていても、この最終チェックを怠らないことが、信頼を損なわない最低限のマナーです。

1. 宛名や部署名は正確か？
   → 社名や役職を省略せず、誤字のないよう確認
2. 書類名や日付に間違いはないか？
   → 「〇月分」や「令和〇年」の表記に注意
3. 文面に無理な言い回しはないか？
   → 「お送り申し上げます」などの重複敬語に注意
4. 署名・日付が抜けていないか？
   → 書いた本人が誰か分かるように明記する
5. 全体として読みやすい字で書かれているか？
   → 字の大小・バランス・にじみ・かすれなど視覚的印象も確認

補足
とくに宛名や署名の記載漏れは、内容以前の「体裁ミス」として相手の評価に響きます。文面の中身と同様に、表面的な整い方にも気を配りましょう。

8-3. 添え状以外に気をつけたい封入マナー

どんなに丁寧な添え状でも、同封や発送に不備があると、その印象はすぐに損なわれてしまいます。特に社内宛てとはいえ、「マナーを守る人」として評価されるためには、最後の封入・封筒の扱いまで気を抜かないことが大切です。

封入時のポイント

• 添え状は一番上に入れる（相手が最初に目にするため）
• ホチキス止めは避ける（外しにくくなるため）
• A4用紙は三つ折りで統一感を（封筒とのサイズが合っているか確認）

封筒・宛名のマナー

• 社内便の場合も、封筒の表に「〇〇部〇〇様」などと明記
• 再利用封筒は避ける（省資源は大切でも、初見の文書には不適）
• 封をする場合、封緘（ふうかん）印を押すか、のり付けする

社内でのやり取りは「ラフでいい」と思われがちですが、基本的なマナーが守られているかどうかで、その人の仕事への姿勢が見られていることも少なくありません。

ポイント

添え状を書くことは、単なる「文書を添える作業」ではなく、相手の業務をスムーズにし、自分の信頼を守るためのコミュニケーションの一環です。「誰に」「何を」「どのように」送るのかを丁寧に整理してから書くことで、トラブルを防ぎ、よりスマートな対応が可能になります。忙しいときほど、確認のひと手間があなたの評価を守ってくれるのです。

9. Q&A：よくある質問

添え状に関する情報を調べていると、多くの方が似たような疑問を抱いていることが分かります。特に「自社に送る書類」「手書きの添え状」といったテーマでは、一般的なビジネスマナーとは少し異なる判断が求められることもあり、戸惑う場面も少なくありません。

ここでは、検索上位サイトでよく見られる質問や、関連キーワードから推察される読者の疑問を5つ取り上げ、実務的な視点で分かりやすくお答えしていきます。

9-1. 添え状に印鑑や社名を書く必要はある？

回答
自社内でのやり取りであれば、一般的に印鑑や正式な社名の記載は必須ではありません。添え状はあくまで補助的な書面であり、法的文書ではないため、捺印までは求められないのが通常です。

ただし、稟議書や契約関連など、社内でも正式な文書の一部として「記録として保管される可能性がある」場合には、日付や所属・氏名の記載を明確にしておくことが推奨されます。必要に応じて「（所属）○○部／（氏名）○○」と明記すれば十分です。

9-2. 何行くらいが適切？長すぎ・短すぎ問題

回答
手書きの添え状は、4〜6行程度が目安です。内容が短すぎると「形式だけ整えた印象」になりやすく、逆に長文になると読みにくく、実務上も負担をかけてしまいます。

例えば以下のような構成を意識すると、バランスが取れた文量になります。

• 1行目：あいさつ（例：お疲れ様です。）
• 2〜4行目：送付内容と目的
• 5行目：結びのお願い（例：よろしくお願いいたします。）
• 6行目：署名（部署名＋氏名）

要点が伝わる簡潔さと、気遣いのある丁寧さを両立させましょう。

9-3. ワードで作った文書を手書きに見せる工夫は？

回答
デジタルで作成した添え状でも、「手書き風」に見せる工夫を加えることで、温かみや誠意を表現できます。次のようなテクニックが有効です。

• 手書き風フォントを使用（例：あんずもじ、やさしさゴシック、UDデジタル教科書体など）
• 本文は印刷、署名だけ手書きにする
• タブレットやスマホで一言を手書きし、PDFに貼り付ける

ただし、あくまで“手書き風”であって手書きではないことを理解し、相手との関係性や業務上の性格に応じて使い分けることが大切です。

9-4. 手書きが読みづらいと言われたときの対処法は？

回答
自分では丁寧に書いたつもりでも、文字が崩れていたり、にじんでいたりして「読みにくい」と指摘を受けることはあり得ます。その場合は無理に手書きにこだわらず、印刷との併用を検討するのがベターです。

たとえば

• 添え状自体はPCで作成し、別紙で直筆のメモを添える
• 読みづらくならないよう、ペンの種類を変えてみる（にじまないボールペンなど）

また、字に自信がない方は、文字を大きめに書く・行間を広めに取るといった工夫でも読みやすさを改善できます。大切なのは「伝わること」。完璧な文字でなくても、読み手への配慮があれば印象は悪くなりません。

9-5. 上司や部署の名前はどう書くのが正解？

回答
宛名の書き方は、相手との関係性や職場文化に応じた表現を選ぶことがポイントです。

• 一般的な書き方：
  「〇〇部　〇〇部長　〇〇様」
  「経理部　〇〇主任」など
• 直属の上司や顔なじみの相手には：
  「〇〇部長へ」「〇〇さんへ」でも社内文書であれば許容される場合あり

ただし、部署名を省略しない／役職が分かる場合は必ず明記することが基本です。部署名と氏名が分からないときは、事前に確認しておくことが望ましいです。

ポイント

添え状に関する疑問は、ちょっとしたことのようでいて、「失礼がないか」「社内で浮かないか」といった配慮が求められるビジネスマナーの核心でもあります。迷ったときは、“相手の立場に立った判断”を基準にすれば、大きな間違いにはなりません。信頼を築く一通を目指しましょう。

10. まとめ

自社に書類を送る際、添え状を「手書きで書くべきかどうか」と悩む方は少なくありません。メールやデジタル文書が主流となった今だからこそ、手書きの一文に宿る“配慮”や“誠意”が、相手に与える印象を左右します。特に社内でのやり取りは、距離感が近い分、「丁寧すぎず、でも雑に見えない」絶妙なバランスが求められるため、その一枚の扱い方にその人の仕事観が表れます。

本記事では、添え状を手書きする際のマナーや書き方に加え、状況に応じた文例、手間を抑える工夫までを包括的に解説しました。ここで、各ポイントを振り返ってみましょう。

まず冒頭で確認したように、手書きの添え状は単なる慣習ではなく、信頼構築の道具でもあります。デジタルでやり取りが済む場面でも、「書いてくれたんだ」と感じてもらえる一筆は、社内外問わず相手との関係を良好に保つための“見えない気遣い”です。

次に、添え状の要不要については、送付する書類の性質や関係性、社内文化などを踏まえ、柔軟に判断することが大切です。添え状があることで「意図や背景」が正しく伝わる場面では、省略せずに簡潔でも添えるようにしましょう。

また、添え状を書くうえでの基本マナーも押さえておくべきポイントです。用紙は白の便箋を使用し、筆記具は黒か濃紺のボールペンまたは万年筆。誤字脱字は絶対に避けたいミスなので、下書きやメモを活用してから丁寧に清書をすることが基本です。

文面の構成もシンプルで問題ありません。「あいさつ」「送付内容の説明」「結び」「署名」という流れに沿って書けば、自然で読みやすい一通になります。そして、書類の種類ごとに文例を変える工夫も有効です。請求書、契約書、再提出書類など、それぞれの目的や背景に応じた言葉を添えることで、より実用的な添え状になります。

とはいえ、時間がないときや手書きに自信がない場合の代替策も重要です。文面はPCで作成し、署名だけを手書きにする、あるいは手書き風フォントを活用するといったハイブリッド対応は、業務効率と印象管理の両立に役立ちます。無理に全部を手書きにする必要はなく、「どこに気持ちを込めるか」を見極めるのが大切です。

さらに、書く前・書いた後のチェックリストを活用することで、ミスや不備を防ぎ、きちんと伝わる一通を仕上げることができます。誤字、宛名間違い、日付の誤記などは、「きちんと扱っていない」と受け取られかねないため、最後の見直しを怠らないようにしましょう。

最後に、Q&Aでは多くの方が感じている具体的な疑問――「何行書けばいい？」「印鑑は必要？」「字が下手でも大丈夫？」などに触れました。これらはどれも、「形式ではなく相手への配慮」という視点で考えると自然に答えが出てくる内容です。

添え状は、ただの紙一枚ではありません。

それは「自分がどのような姿勢で仕事に向き合っているか」を、紙を通して相手に伝えるメッセージです。特に自社宛であっても、その誠意や丁寧さが周囲に伝われば、あなた自身の評価や信頼にも直結します。

形式に縛られることなく、しかし礼儀は忘れずに。気遣いと効率のバランスを保ちながら、今日からの添え状を“伝わる一通”へと進化させてみてください。きっと、書類と一緒に届けたい「あなたの姿勢」も、相手に届くはずです。